Funktionärer

För att en bostadsrättsförening ska fungera krävs att medlemmar engagerar sig i föreningsarbetet, antingen i styrelsen eller på andra poster. En bostadsrättsförening är just en förening och då behövs definitionsmässigt engagerade medlemmar, funktionärsposterna kan inte delegeras till externa parter. För 2015 är följande medlemmar föreningsfunktionärer.

Styrelse

Styrelsen har till uppgift att långsiktigt förvalta föreningen så att Bolinderbyn även i framtiden kan erbjuda förmånligt och trivsamt boende till sina medlemmar. Styrelsens arbete styrs i fallande ordning av:

  • Bostadsrättslagen och då särskilt likabehandlingsprincipen
  • Föreningens stadgar
  • Årsmötesbeslut, tidigare och nuvarande
  • Styrelsebeslut, tidigare och nuvarande

Styrelsen är alltså ingen plats för personliga agendor eller lappkast i beslut utan snarare ett forum för gemensam förståelse för vad Bolinderbyn går ut på och långsiktig planering.

Viktigt är att observera likabehandlingsprincipen; styrelsen kan och får inte särbehandla någon medlem, hur vällovligt syftet än må vara. Allt som görs gentemot medlemmarna måste i styrelsens ögon multipliceras med 166 (antalet lägenheter i föreningen) och då blir de flesta åtgärder helt orimliga. Detta kan tyvärr ibland uppfattas som en fyrkantighet av medlemmar då enkla tillstånd nekas eller en skenbart logisk ersättning uteblir.

Styrelsen är också noga med att inte försätta sig i jävssituationer och vid varje beslut som berör en styrelsemedlem eller en bekant till en styrelsemedlem deltar denne inte i beslutet.

Styrelsen består av en ordförande, fem ledamöter och tre suppleanter. Normalt sett deltar suppleanter som vanliga ledamöter i styrelsearbetet (dock utan rösträtt vid styrelseomröstningar). Ansvaret i styrelsen fördelas på ett antal poster, där ordföranden är den enda som väljs direkt av årsmötet. Övriga poster fördelar styrelsen själv när den konstituerar sig (oftast direkt efter årsmötet). De ”tyngre” posterna kan enbart innehas av ordinarie ledamöter.

Ordförande

Ordföranden är övergripande ansvarig för föreningen och styrelsearbetet. Detta omfattar upprättande av ett flertal planer där underhållsplanen är den viktigaste. Ordföranden är också inblandad i alla större upphandlingar och projekt då hen både är firmatecknare (två i förening) och har attesträtt.

Kassör

Kassören har hand om föreningens ekonomi. Detta omfattar månadsavgifter, ekonomisk planering, låntagning och bokföring. Bolinderbyn har lagt ut den ekonomiska förvaltningen på en extern part, Fastum AB, och kassören är huvudkontakt i detta samarbete. Kassören är normalt firmatecknare (två i förening).

Sekreterare

Sekreteraren är ansvarig för föreningens arkiv där årsmötesprotokollet och styrelsemötesprotokollen är de viktigaste dokumenten. Sekreteraren är därför huvudkontaktperson inom styrelsen för föreningsrevisorn (se nedan).

Vice ordförande

Vice ordförande skall kunna ta över ordförandes uppgifter om denna ej kan utföra sitt uppdrag, tillfälligt eller permanent. Vice ordförande är normalt sett firmatecknare (två i förening) och har attesträtt.

Områdesansvariga

I styrelsen delegeras ett antal ansvar för löpande verksamheter. I ansvaret ingår främst att se till att allt rullar på som det ska och håller sig inom kostnadsramarna men även att föreslå förbättringar om så skulle behövas. Områdesansvaren är:

  • Tvättstuga
  • Miljö och avfall
  • Trädgård – Långsiktig plan för grönytor, buskar och träd. Även vinterväghållning.
  • IT – Kabel-TV, hemsida och styrelsens datorutrustning
  • P-platser – P-platsregister och kö

Övriga poster

Till styrelsearbetet hör också två områden som vid behov kan delegeras utanför styrelsen:

  • Redaktör Bolinderbybladet – Skriva, trycka och distribuera
  • Ansvarig för flaggning – Flagga på allmänna flaggdagar och om medlemmar önskar.

Styrelse träffas normalt en gång i månaden för ett beslutsmöte som vara ca 2 timmar. Mötena infaller normalt sett mitt i varje månad för att passa in bra med revisions- och årsmöteskalendern. Underlagen till besluten bereds på arbetsmöten i mindre grupper mellan de ordinarie styrelsemötena. Styrelsen har till ambition att verksamheten skall följa flödet plan → utförande → rapport för en hög effektivitet och transparens.

Styrelsens beslut dokumenteras i protokoll som inte är offentliga, inte ens för Bolinderbyns medlemmar, då t.ex. känsliga medlemsärenden kan behandlas. Den enda som får se protokollen är föreningens verksamhetsrevisor som har till uppgift att granska styrelsens beslutsprocess.

Revisorer

Bolinderbyn har två revisorer, en föreningsintern verksamhetsrevisor som granskar styrelsens arbete och en extern, auktoriserad, revisor som granskar föreningens ekonomi samt verksamhetsrevisorns revision. Utöver detta finns två suppleanter för verksamhetsrevisorn. Revisorerna är normalt sett aktiv från dess att verksamhetsåret avslutats tills dess revisionen är klar (februari-mars).

Valberedning

Valberedningen har till uppgift att hitta medlemmar som vill engagera sig i föreningsarbetet och att föreslå dessa till poster på medlemsstämman. Valberedningen består av tre medlemmar varav en är sammankallande. Valberedningen är normalt sett aktiv under februari månad.